Inwestycje budowlane charakteryzują się wysokim stopniem kompleksowości oraz dużą liczbą zaangażowanych uczestników. Przy jednym projekcie budowlanym może jednocześnie współpracować od kilku do kilkudziesięciu różnych firm zmieniających się w miarę rozwoju projektu – od inwestora, przez architekta, konsultantów, instytucje finansujące, projektantów, kosztorysantów, firmy zarządzające budową, firmy wykonawcze, nadzór inwestorski do firm zarządzających gotowym obiektem. W cyklu życia każdego projektu inwestycyjno-budowlanego ważną rolę odgrywa właściwe zarządzanie dokumentacją oraz możliwość współpracy wszystkich uczestników. Są to kluczowe elementy dla powodzenia każdej inwestycji budowlanej. Nad przebiegiem tego procesu czuwa Document Controller, który skupia w swoich rękach całą aktualną wiedzę na temat projektu, ma dostęp do najnowszej wersji dokumentacji i zarządza obiegiem informacji tak aby każdy dokument trafił dokładnie tam gdzie powinien, był zaakceptowany, przekazany do realizacji, a następnie prawidłowo skatalogowany i zarchiwizowany.
Przy ogromnej liczbie dokumentów znajdujących się w obiegu w trakcie cyklu życia nieruchomości nieodzowne staje się korzystanie z elektronicznych systemów wsparcia zarządzania dokumentacją. W 2PM korzystamy z Effective DM – naszej autorskiej platformy wymiany danych, która pozwala na jednoczesną współpracę wielu uczestników projektu, w odpowiednio skonfigurowanym środowisku. Dzięki aplikacji można kompleksowo zarządzać projektem inwestycyjno-budowlanym i znacznie łatwiej zapanować nad komunikacją pomiędzy jego uczestnikami, przechowywać poufne dane i udostępniać je wybranym osobom.
Wdrożenie platformy rekomendujemy tym Klientom, którym zależy na usprawnieniu przepływu informacji na projekcie oraz efektywnej współpracy zaangażowanych stron. Prowadzenie dokumentacji w uporządkowany sposób i wgląd w pełną historię obiektu przyda się zarówno deweloperom planującym sprzedać nieruchomość zaraz po wybudowaniu (usprawnienie procesu Due Diligence) jak i inwestorom planującym pozostawić budynek w swoim portfolio (usprawnienie procesów związanych z przejęciem budynku oraz utrzymaniem i eksploatacją).
Standardowo proces implementacji platformy obejmuje:
-
analizę przedwdrożeniową, w trakcie której Konsultanci 2PM określą wymagania Inwestora w zakresie obiegu dokumentów, ocenią ilość danych, przeanalizują rejestr i kodyfikację dokumentów, utworzą struktury folderów, ustalą wzory dokumentów i system nazewnictwa (kodyfikacji) plików, określą zakres dostępu dla użytkowników i założą im konta, przypiszą role.
-
opracowanie procesu obiegu dokumentów następuje po określeniu potrzeb firmy w tym zakresie. Czasami wystarczy prosty obieg składający się z przekazania dokumentu do adresata, akceptacji bądź odrzucenia, a następnie przekazania do realizacji lub płatności. Zdarzają się też sytuacje, gdzie obieg ten jest bardziej skomplikowany i trzeba dokładnie przemyśleć drogę, jaką dokument ma odbyć. Dodatkowo na tym etapie konfigurujemy powiadomienia e-mail do wybranych użytkowników.
-
ustalenie harmonogramu prac jest kolejnym krokiem w drodze do implementacji systemu i następuje po omówieniu wszystkich szczegółów z Klientem. Po akceptacji harmonogramu nasi specjaliści przystępują do wdrożenia
-
wdrożenie systemu nie wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa i nie ogranicza jego działania. Jest to jednak proces wymagający bliskiej współpracy z Klientem i zaangażowania obu stron, aby system został skonfigurowany optymalnie do potrzeb organizacji i projektu.
-
szkolenie użytkowników z obsługi systemu kończy etap wdrożenia. EffectiveDM jest na tyle intuicyjny, że zazwyczaj użytkownicy szybko przechodzą do codziennego korzystania. Istnieje jednak możliwość wykupienia wsparcia powdrożeniowego, które zapewnia stałą pomoc dedykowanego zespołu we wszystkich problematycznych przypadkach.