Cyfrowa rewolucja coraz śmielej wkracza do sektora budownictwa i nieruchomości, rośnie też świadomość potrzeby digitalizacji. Szczególnie przyczyniła się do tego globalna pandemia, która uzmysłowiła nam, że powszechne przyjęcie technologii jest jedynym sposobem na poprawę współpracy i zwiększenie produktywności. 2PM wdrożyło strategię cyfrowej transformacji i od kilku lat inwestuje w rozwój autorskiego oprogramowania wspomagającego zarządzanie projektami pod nazwą EDM. Z poniższego tekstu dowiecie się więcej o tym, jakie idee przyświecały twórcom oprogramowania i jak może być ono wykorzystane do zarządzania projektami.
EDM to skrót od Effective Data Management. Jest to narzędzie do skutecznego zarządzania danymi i dokumentami w procesie budowalnym. Jak każda innowacja, także i ta powstała z potrzeby. Po wielu latach doświadczeń w zarządzaniu projektami na mniejszych i naprawdę dużych budowach zorientowaliśmy się, że stosowane przez inwestorów duże i drogie platformy często nie sprawdzają się w praktyce. Obsługa ich bywa zbyt skomplikowana, czasochłonna i w efekcie nieefektywna. Stąd pomysł stworzenia prostego i funkcjonalnego narzędzia, z którego będą mogły korzystać osoby o różnym poziomie obeznania z technologiami. Zarówno ktoś bardzo biegły w obsłudze komputera, jak i ten korzystający z doskoku. Prosta obsługa i funkcje – oczywiście inne niż zwykły dysk sieciowy – ale jednak wynikające z realnych potrzeb budowy, ułatwiają życie wszystkim uczestnikom projektu budowlanego. Na budowie nie ma czasu na długie studiowanie narzędzi obsługi, w związku z tym samo wdrożenie EDMu również jest procesem krótkim i intuicyjnym.
EDM jest bazą danych, gromadzi pełną dokumentację projektu i porządkuje ją. Dostęp do niej mają wszyscy uczestnicy procesu, ale można też przydzielać uprawnienia w zależności od potrzeb. Zaletą narzędzia jest to, że można dowolnie skonfigurować uprawnienia do poszczególnych katalogów, a nawet pojedynczych plików. Jest to więc narzędzie elastyczne, które można swobodnie dopasowywać do potrzeb klienta. Inwestor ma pełen przekrój, a wykonawca widzi swoją część, tę którą ma widzieć. Jest też praca w tle – część danych jest widoczna dla wybranych użytkowników, trwa ich obróbka robocza i dopiero po zatwierdzeniu dane stają się widoczne dla kolejnych użytkowników, np dla wykonawcy. Słowem, korzyści są konkretne – skrócenie czasu, sprawniejszy proces obiegu dokumentów, lepsza jakość zarządzania projektem i obiegu informacji.
Przykładowo: wykonawca przedstawia kartę materiałową opisującą planowany do zamontowania materiał, karta jest oceniana przez projektanta, projektant wypowiada się na platformie nadając status i komentując, później karta jest oceniana przez inspektora nadzoru i na koniec inwestor widzi, jakie były opinie kolejnych osób. Jeśli wszyscy zaakceptowali, zatwierdza dokument. Do inwestora należy tzw. funkcja zamykająca, czyli zamknięcie obiegu dokumentów, co oznacza skierowanie do realizacji. Zamiast drukować setki materiałów i przerzucać je w jedną i drugą stronę, wszystko dzieje się wirtualnie, bez użycia papierowej dokumentacji. Projekt fit-outowy generuje średnio nawet do kilkuset stron, a proces budowy obiektu od podstaw – mówiąc obrazowo – pewnie ze dwa kontenery.
Platforma umożliwia dostęp do danych bez ograniczeń czasowych, z każdego miejsca i urządzenia – stacjonarnego lub mobilnego. Ograniczamy też korespondencję mailową, konieczność wysyłania informacji na dyskach czy pendrivach do wielu osób. Eliminujemy ryzyko zaginięcia, niedopatrzeń czy wręcz pomyłek. Nie ma poszukiwań winnego! Dokumenty leżą w jednym miejscu, są uaktualniane na bieżąco, każdy ma dostęp do nich w czasie rzeczywistym, wie gdzie i jak szukać. Słowem – funkcjonalność, której finalnym efektem i korzyścią jest redukcja kosztów.
Warto podkreślić jeszcze czynnik ekologiczny tj. ograniczenie zużycia i przechowywania papieru. Szczególnego znaczenia nabiera to w czasie pandemii, kiedy staramy się ograniczyć fizyczny kontakt ludzi z dokumentami.
KORZYŚCI
Efektywnie wszystkie strony korzystają – generalni wykonawcy i podwykonawcy, osoby ze strony inwestora, nadzór, projektanci, architekci. Korzystają z tego, że platforma pozwala na zgromadzenie wszystkich materiałów w jednym miejscu, a nawet można na nich pracować, czyli np. zatwierdzać, komentować, odrzucać. Naszym klientom oferujemy EDM jako odrębną usługę, wraz ze szkoleniem i możliwością przetestowania.
EDM można wykorzystać w każdym projekcie budowlanym. A nawet więcej – jest to przydatne narzędzie w zarządzaniu nieruchomościami, ponieważ te wymagają regularnych przeglądów, które muszą być ewidencjonowane. EDM pozwala na przechowanie pełnej – historycznej i bieżącej dokumentacji w jednym miejscu. Ta dokumentacja jest też ważna w projektach due diligence i transakcjach, tj. kiedy budynek podlega sprzedaży i badany jest jego „track record”.
EDM sprawdza się też w sytuacji sporów pomiędzy uczestnikami procesu inwestycyjnego. Zdarzają się przypadki kiedy wykonawca zrealizuje prace na podstawie złej, tj. nieaktualnej wersji dokumentacji. W momencie wgrywania do systemu nowej wersji , system informuje o tym wykonawcę. Przy każdym dokumencie jest zapisane, kto i kiedy dokonał zmiany. Łatwo jest więc prześledzić historię dokumentacji i ustalić odpowiedzialność.
Jeśli chodzi o administrowanie platformą to modele są dwa – albo wsparcie zapewnia zespół 2PM, albo klient wyznacza swojego administratora, takiego document controllera, który jest przeszkolony i odpowiada za wprowadzanie danych. Na potrzeby nawet dużej inwestycji wystarczy 1 osoba. W rezultacie nie marnujemy czasu ludzi, którym płaci się za zupełnie inne zadania niż praca z dokumentami.
Największa korzyść ze stosowania EDM jest wtedy, kiedy rozwiązanie wdraża się na samym początku budowy. Świadomość korzyści z upływem czasu rośnie. Niektórzy inwestorzy coraz częściej wprowadzają zapis w umowach z generalnym wykonawcą, że współpraca w realizacji kontraktu ma się odbywać w oparciu o platformę cyfrową. Świadomość potrzeby digitalizacji dokumentacji na projektach jest szansą dla takich narzędzi jak EDM. W 2PM stosujemy to rozwiązanie na większości projektów naszych Klientów, a także na potrzeby własne, chociażby do przechowywania i udostępniania dokumentów administracyjno-finansowych firmy albo utrzymywania naszej wewnętrznej bazy wiedzy, z której korzystają konsultanci na projektach. Przeszliśmy całkowicie na cyfrowy obieg dokumentów i papierowa dokumentacja jest w tej chwili w firmie rzadkością.
Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o potrzebach swojego projektu i skorzystaj z naszych doświadczeń w transformacji cyfrowej – napisz do nas.