Niedawno przeprowadziliśmy mini-ankietę wśród naszych pracowników, Klientów i obserwujących nasz profil na LinkedIn na temat najistotniejszych umiejętności miękkich w pracy Project Managera, które decydują o sukcesie projektu. Ankietowani mieli do wyboru cztery opcje:
- dobra komunikacja
- wyznaczanie priorytetów
- delegowanie obowiązków
- umiejętność negocjacji.
Nie było dla nas zaskoczeniem, że aż 80% ankietowanych wybrała dobrą komunikację jako najważniejszą kompetencję. Oczywiście idealnie byłoby połączyć wszystkie te cechy – wtedy powodzenie projektu mamy zagwarantowane. Skupmy się jednak na komunikacji. Dlaczego jest aż tak istotna? Wiele lat pracy w zarządzaniu projektami, przy bardzo różnorodnych przedsięwzięciach, pokazało nam, że podstawowym elementem decydującym o jakości i powodzeniu danego przedsięwzięcia, jest komunikacja. Niestety źle zaplanowana i nieefektywna może mieć negatywny wpływ na projekt, dlatego z punktu widzenia Project Managera, proces zarządzania komunikacją w projekcie ma fundamentalne znaczenie.
Dlaczego warto zadbać o dobrą komunikację?
Komunikowanie to proces dynamiczny polegający na przekazywaniu, odbieraniu, przetwarzaniu i interpretacji informacji. Informacje mogą być przekazywane ustnie, niewerbalnie, aktywnie, biernie, formalnie, nieformalnie, świadomie lub nieświadomie. Podstawowym celem komunikacji w zarządzaniu projektami jest uzyskanie wspólnego zrozumienia.
Różnorodność informacji oraz kanałów komunikacji sprawia, że skuteczne zarządzanie komunikacją jest podstawowym problemem w pracy nad projektem. Dodatkowym wyzwaniem jest fakt, że komunikacja związana z projektem jest prowadzona z różnymi grupami odbiorców, na przykład z zespołem projektowym, inwestorem, interesariuszami, kierownictwem wyższego szczebla, władzami lokalnymi. Project Manager powinien wiedzieć, że różni odbiorcy mają różne potrzeby komunikacyjne pod względem objętości, treści, stylu, tonu i medium oraz dostosować komunikację do ich potrzeb. Zapewnienie odpowiedniego przepływu informacji na każdym etapie projektu, pozwalające na ich dotarcie do wszystkich zainteresowanych osób, oraz ich dwukierunkowy przepływ to priorytety w efektywnym zarządzaniu projektami.
Funkcje komunikacji w zarządzaniu projektem
W projekcie komunikacja spełnia cztery główne funkcje:
- Przekazywanie informacji
- Wyrażanie emocji
- Motywowanie
- Kontrolowanie
Przekazywanie informacji jest funkcją najbardziej podstawową i oczywistą – komunikujemy się, aby przekazać wiedzę potrzebną do podjęcia decyzji, wymieniamy informacje wśród uczestników projektu, aby ocenić problem i znaleźć najlepsze rozwiązanie . Komunikacja może być również sposobem na wyrażanie emocji, dzięki czemu możemy poznać nastój panujący wśród uczestników projektu. Należy pamiętać, że komunikaty, które wysyłamy mogą podlegać różnej interpretacji ze względu na punkt widzenia odbiorcy, zainteresowania i pochodzenie kulturowe. Komunikacja jest stała, natomiast ludzie nieustannie interpretują to, co obserwują i czego doświadczają. Przewidywanie wpływu komunikacji jest niezmiernie ważne, dlatego Project Manager powinien zwrócić szczególną uwagę na język, ton i wybór odpowiedniego medium. Skuteczne zarządzanie wyrażaniem werbalnym i niewerbalnym może zwiększyć empatię i zbudować wśród uczestników projektu relacje, w których zachęca się do szczerości oraz do zaufanej i otwartej wymiany poglądów. Funkcja motywacyjna przejawia się w formułowaniu konkretnych celów projektu, a także dostarczaniu informacji zwrotnej o postępach prac i osiąganiu kolejnych kamieni milowych. Funkcja kontrolna może mieć charakter zarówno formalny jak i nieformalny i ma za zadanie przekazywać odbiorcom komunikat o zakresie obowiązków i powinności, zarówno jednostek jak i organizacji względem siebie.
Błędy w zarządzaniu komunikacją
Do najczęstszych przyczyn nieefektywnej komunikacji w projekcie można zaliczyć między innymi:
- brak planu komunikacji
- zbytnie sformalizowanie procesów komunikacji
- brak standardów komunikacji
- niewłaściwie zidentyfikowane potrzeby komunikacyjne uczestników projektu
- złe stosunki pomiędzy członkami zespołu, w tym brak zaufania, nadmierna rywalizacja, destruktywna krytyka
Zaniedbanie tych kwestii może doprowadzić do tego, że komunikacja w zespole projektowym będzie bardzo trudna, a w związku z tym praca nad projektem może się okazać skomplikowana lub wręcz niemożliwa.
Informacje, które mogą mieć kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu, są często nieformalnie dostępne, zanim zostaną udostępnione za pośrednictwem kanałów formalnych. Project Manager musi być na to wrażliwy i określać możliwości wykorzystania nieformalnej komunikacji a także zdawać sobie sprawę z kontekstu projektu i komunikować się w granicach tego, co jest wrażliwe lub poufne dla organizacji. Zrozumienie celu projektu i nietracenie go z oczu to bardzo ważna kwestia w zarządzaniu komunikacją – bywa to niekiedy trudne do uchwycenia gdy cel nie jest czysto techniczny a biznesowy.
Jak skutecznie zarządzać komunikacją w projekcie?
Jak skutecznie zarządzać komunikacją w projekcie?Skuteczne zarządzanie komunikacją w całym cyklu życia ma podstawowe znaczenie dla projektu. Informacje na temat projektu muszą być terminowo i prawidłowo opracowane, gromadzone, przekazywane i przechowywane. Formalne i nieformalne komunikaty projektowe powinny zostać ujęte w planie komunikacji, który określa, co należy przekazać, dlaczego, kiedy, jak, gdzie, przez jaki kanał, do kogo i jaki jest pożądany wpływ.
Działania przygotowawcze
Działania przygotowawcze w zakresie zarządzania komunikacją na projekcie obejmują takie czynności jak:
- Przygotowanie planu komunikacji
- Wybór preferowanych metod przekazywania informacji (np. e-mail), określenie ogólnych wymagań dotyczących wymiany informacji, takich jak tytuły, adresy, częstotliwość oraz wszelkich ograniczeń korzystania z poczty elektronicznej.
- Opracowanie macierzy komunikacji w projekcie
- Opracowanie listy kontaktowej z danymi kontaktowymi i zajmowanymi stanowiskami wszystkich uczestników projektu
- Określenie procedur dystrybucji informacji oraz wzorów dokumentów (w tym wzorów notatek, formularzy, raportów, prezentacji itp.) wraz z procedurą uzyskiwania akceptacji Klienta
- Określenie procedur sprawozdawczych, czyli informacji o wynikach projektu (raporty postępów, raporty dotyczące kosztów, prognozy)
Działania regularne
Działania podejmowane regularnie przez Project Managera w trakcie trwania projektu powinny obejmować:
- Przegląd, aktualizację i dystrybucję informacji zgodnie z ustalonym planem komunikacji
- Przegląd, aktualizację i dystrybucję listy kontaktowej w przypadku dołączania nowych uczestników do projektu lub zmian w zespole projektowym
- Terminowe udzielanie wszelkich wyjaśnień dotyczących projektu
- Odpowiednie archiwizowanie informacji
- Kontrola przestrzegania zasad procedur dystrybucji informacji przez uczestników projektu
Działania końcowe
Działania końcowe w zakresie zarządzania komunikacją obejmują:
- Weryfikację kompletności dokumentacji i odpowiednie zarchiwizowanie wszystkich dokumentów projektu (notatek, raportów, dokumentacji projektowej, dokumentacji formalno-prawnej itp.)
- Zamknięcie projektu wraz z wydaniem raportu końcowego
- Podsumowanie zdobytych doświadczeń i wyciągnięcie wniosków (tzw lessons learned)
Reasumując efektywna komunikacja na projekcie powinna pomagać, a nie przeszkadzać w jego realizacji. Rolą Project Managera jest zarządzanie nią w taki sposób aby nie stała się celem samym w sobie tylko pozytywnie wpływała na jakość projektu poprzez odpowiedni przepływ informacji na każdym jego etapie.
Jeśli szukasz profesjonalnego wsparcia w procesie zarządzania Twoją inwestycją i efektywnych rozwiązań w zakresie komunikacji skontaktuj się z nami.