Badania pokazują, że ponad połowę (54%) defektów w projektach budowlanych można przypisać czynnikom ludzkim takim jak np. niewykwalifikowani pracownicy lub niewystarczający nadzór, a jedynie 12% jest spowodowanych awariami systemów lub wadami materiałów. Defekty mogą generować bardzo duże koszty i opóźnienia, a w najgorszym scenariuszu, gdy nie zostaną odpowiednio zaadresowane, powodować pogorszenie funkcjonowania gotowego obiektu. Stąd, w szczególności przy dużych lub skomplikowanych projektach inwestycyjnych, niezmiernie ważne jest wdrożenie systemu zarządzania jakością, aby upewnić się, że praca zostanie wykonana dobrze za pierwszym razem, i że w projekcie nie wystąpią żadne poważne awarie.
Najważniejsze decyzje dotyczące zapewnienia jakości gotowego obiektu podejmowane są na etapie projektowania i planowania. To właśnie na tych wstępnych etapach ustala się specyfikacje materiałów i parametry funkcjonalne. Kontrola jakości podczas budowy polega w dużej mierze na zapewnieniu zgodności z pierwotnymi decyzjami projektowymi i planistycznymi, które są odzwierciedlone w dokumentacji projektowej i pozwoleniu na budowę.
Zespół ds. zapewnienia jakości zaangażowany w projekt mogą reprezentować różne organizacje. Często inwestorzy i deweloperzy korzystają z usług niezależnych inspektorów branżowych, którzy rutynowo przeprowadzają wizyty na budowie w celu zapewnienia zgodności ze standardami jakościowymi i wymogami regulacyjnymi. Wszelkie zaobserwowane naruszenia zgłaszają na bieżąco do Generalnego Wykonawcy i rekomendują działania naprawcze.
Kontrola jakości powinna być głównym celem nie tylko zewnętrznych inspektorów nadzoru, sprawujących formalną kontrolę, ale również wszystkich kluczowych uczestników projektu. Deweloperzy budujący swoją renomę w oparciu o jakość powinni promować dobrą kontrolę jakości i szukać wykonawców, którzy utrzymują podobne standardy.
PLAN ZAPEWNIENIA JAKOŚCI
Pierwszym zadaniem zespołu ds. zarządzania jakością jest stworzenie planu zapewnienia jakości dla projektu. Plan ma dwa cele: po pierwsze, wyjaśnić zasady firmowe dotyczące zapewniania jakości / kontroli jakości a po drugie, zidentyfikować wszelkie wymagania, które są unikalne dla projektu.
Pomimo, że plany zapewnienia jakości różnią się w zależności od projektu, istnieją pewne wspólne elementy:
-
Obowiązki pracowników dotyczące jakości.
Ogólnie rzecz biorąc, każda osoba na stanowisku kierowniczym zaangażowana w projekt powinna znać i być odpowiedzialna w swoich obszarach pracy za:
- Utrzymanie firmowych standardów jakości
- Przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa budowlanego, lokalnych przepisów i regulacji administracyjnych oraz wydanych zgód i pozwoleń dla projektu
- Spełnienie wymagań kontraktowych zawartych w umowach
- Szybkie informowanie o wszelkich zidentyfikowanych problemach, aby można je było niezwłocznie naprawić
-
Wymagane kwalifikacje zespołu, wykonawców i dostawców.
Oprócz ogólnych wymagań firmy dotyczących kwalifikacji personelu, wykonawców i dostawców, które powinny być częścią polityki firmy, projekt może mieć określone wymagania w zakresie doświadczenia, wiedzy fachowej, posiadanych certyfikatów i licencji, które niekoniecznie są wymagane w innych projektach. Należy je uwzględnić w planie zapewnienia jakości i ściśle egzekwować. Te same standardy muszą mieć zastosowanie również do wszystkich stron trzecich zaangażowanych w projekt, w tym wykonawców, podwykonawców, zewnętrznych konsultantów i innych uczestników projektu.
-
Szkolenie jakościowe
Zespół ds. jakości powinien przygotować i wdrożyć plany odpowiednich szkoleń w zakresie przestrzegania ogólnofirmowych standardów jakości oraz specyficznych wymagań projektu. Szkolenie dotyczące zapewnienia jakości powinno być oferowane przed rozpoczęciem pracy nad projektem i od czasu do czasu w jego trakcie – szczególnie dla wykonawców i nowych pracowników. Prowadzenie takich szkoleń w sposób ciągły oszczędza czas na późniejsze naprawianie błędów.
-
Specyficzne dla projektu standardy jakości
Plan zapewnienia jakości dla projektu powinien uwzględniać obowiązujące przepisy prawa i normy, a ponadto dodawać wymagania specyficzne dla projektu, które mogą być bardziej rygorystyczne niż wymagania ogólne.
-
Zasady, procedury i specyfikacje do stosowania podczas kontroli jakości
W miarę postępu prac, głównym sposobem osiągania jakości są regularne inspekcje, aby upewnić się, że cele jakościowe są spełniane na każdym etapie projektu. W planie zapewnienia jakości należy jasno opisać, kiedy przeprowadzać inspekcje, jakie kryteria należy stosować oraz co stanowi niezgodność wymagającą korekty.
-
Działania, jakie należy podjąć w przypadku wykrycia usterek
Od czasu do czasu raport z inspekcji może wykazać, że wykonane prace lub materiały użyte w projekcie nie spełniają oczekiwanych standardów. Plan zapewnienia jakości powinien określać, co należy zrobić kiedy trzeba wprowadzić poprawki, które nie są częścią normalnego procesu budowy. Oprócz korygowania wszelkich błędów w samym projekcie, zadaniem zespołu ds. jakości jest pomoc firmie w uczeniu się na błędach i zapobieganiu podobnym problemom w przyszłości poprzez dokładne ustalenie przyczyn problemu i wdrożenie odpowiednich procedur firmowych.
-
Dokumentacja i przechowywanie danych
Plan zapewnienia jakości powinien dokładnie określać, jakie raporty i jaką dokumentację należy przygotować i przechowywać do wykorzystania w przyszłości nie tylko w celu poprawy jakości pracy firmy, ale jako dowód na postępowanie zgodnie z planem jakości oraz wykazanie należytej staranności w przypadku ewentualnego pozwu.
-
Zakończenie kontroli i ocena po projekcie
Ostatnim tematem, który należy uwzględnić w planie zapewnienia jakości to procedury kontroli końcowej i ostateczne korekty wszelkich wykrytych usterek. Warto na tym etapie przeprowadzić ogólne podsumowanie na temat procedur jakości i tego, jak sprawdziły się w projekcie. Jakość to niekończący się proces uczenia się i doskonalenia. Plan zapewnienia jakości dla każdego projektu powinien odzwierciedlać tę wiedzę.
ELEMENTY PLANU ZAPEWNIENIA JAKOŚCI:
- Obowiązki pracowników dotyczące jakości.
- Wymagane kwalifikacje zespołu, wykonawców i dostawców.
- Szkolenie jakościowe
- Specyficzne dla projektu standardy jakości
- Zasady, procedury i specyfikacje do stosowania podczas kontroli jakości
- Działania, jakie należy podjąć w przypadku wykrycia usterek
- Dokumentacja i przechowywanie danych
- Zakończenie kontroli i ocena po projekcie
ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ
Kwestie kontroli jakości pojawiają się praktycznie we wszystkich obszarach funkcjonalnych działalności budowlanej. Ważnym aspektem utrzymania wysokiej jakości jest zapewnienie aktualnych i dokładnych informacji poprzez wdrożenie kontroli dokumentów i odpowiednie zarządzanie obiegiem dokumentów.
Systemy elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów typu Effective Data Management (EDM) pozwalają na osiągnięcie zakładanego przez dewelopera celu jakościowego. Platforma do gromadzenia, zarządzania i udostępniania informacji umożliwia jednoczesne korzystanie z danych przez wielu użytkowników, w odpowiednio skonfigurowanym oraz bezpiecznym środowisku. Dzięki takiemu systemowi znacznie łatwiej zapanować nad komunikacją pomiędzy uczestnikami procesu budowlanego, przechowywać poufne dane i udostępniać je wybranym osobom. Rozwiązanie sprawdza się tam, gdzie w grę wchodzi duża ilość informacji oraz plików o dużej objętości. Proces przekazywania ich między uczestnikami lub udostępniania podmiotom zewnętrznym odbywa się w sposób szybki, bezpieczny i kontrolowany.