Zarządzanie procesem aranżacji – wyzwanie inne niż wszystkie
Zarządzanie projektami w zakresie wykończenia wnętrz ma pewne szczególne aspekty znacznie różniące się od zarządzania budową całego obiektu w formule generalnego wykonawstwa. Brak uwzględnienia tych różnic może mieć ogromny wpływ na sukces projektu.
Project Manager zarządzający budową zajmuje się kilkoma ważnymi pozycjami, dużo większym budżetem, ma do swojej dyspozycji zespół wyspecjalizowanych inżynierów i współpracuje
z kluczowymi uczestnikami projektu – inwestorem, projektantem, generalnym wykonawcą, nadzorem budowy, urzędami i lokalnymi władzami. Natomiast Project Manager zarządzający aranżacją zazwyczaj pracuje indywidualnie, jest odpowiedzialny za znacznie więcej działań i współpracuje długą listą wykonawców i dostawców, a przede wszystkim ma kontakt z końcowym najemcą obiektu.
Kolejność działań na placu budowy
Wybór najlepszych dostawców i zatrudnienie najbardziej doświadczonych wykonawców niekoniecznie gwarantuje sukces. Wykończenie wnętrz to często kwestia „kolejności”. Sekwencja działań na budowie aranżacji powinna być dokładnie zaplanowana, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia ze skomplikowanymi aranżacjami zajmującymi duże powierzchnie w budynku. Jest to spore wyzwanie dla Fitout Project Managera, ponieważ większość wykonawców wolałaby wkroczyć jak najpóźniej, a przy tym być jedyną ekipą na placu budowy. Przykładowo, jeśli Project Manager zbyt wcześnie zleci wykonanie zespolonych ścianek szklanych, przed zakończeniem robót brudnych i pylących, to mikrocząsteczki pyłu mogą dostać się do środka i osiąść na wewnętrznej stronie szyby powodując trudne do usunięcia zabrudzenia. Nawet najdokładniejsze polerowanie szyb nic wtedy nie da, a efekt końcowy aranżacji nie zostawi dobrego wrażenia. Podobnie jest z wykładziną – zbyt wcześnie ułożona i niedokładnie zabezpieczona może zostać zabrudzona w trakcie późniejszych prac malarskich. Materiały wykończeniowe są dużo bardziej podatne na uszkodzenia w wyniku działań na budowie podejmowanych poza kolejnością. Wdrożenie i przestrzeganie szczegółowego harmonogramu prac może zasadniczo zmniejszyć te szkody i skrócić etap poprawek na końcu projektu, gdy trwa największy wyścig z czasem.
Planowanie zasobów
Innym kluczowym aspektem zarządzania procesem wykończenia wnętrz jest planowanie zasobów, które należy szczegółowo uzgodnić i włączyć do programu projektu. Należy wziąć pod uwagę kalendarz wykonawców, producentów, dostawców i firm transportowych, zarówno pod względem ich terminów jak i świąt, a nawet pory roku. Uzgodnienia te będą istotne dla Klienta i jego projektanta, którzy muszą być w odpowiednim momencie gotowi z ostatecznym projektem wykończenia wnętrz i specyfikacjami materiałowymi.
Logistyka dostaw
W odróżnieniu od tradycyjnego zarządzania budową w zarządzaniu procesem aranżacji Project Manager nie dysponuje zapleczem budowy, placem na którym mógłby składować materiały do późniejszego wykorzystania, stąd tak ważna jest odpowiednia koordynacja dostaw materiałów i sprzętu w czasie.
Plan B
Nie zawsze przebieg prac aranżacyjnych jest całkowicie zgodny z planem i nawet w najlepiej zaplanowanym procesie zdarzają się nieoczekiwane zmiany. Fitout Project Manager musi być na to przygotowany i zawsze mieć w głowie plan B, a przy tym być na tyle proaktywny, aby pokonać przeszkody powstałe w wyniku spiętrzenia prac czy braku zasobów.
Zmiany projektowe
W pracy Fitout Project Managera niezbędna jest dogłębna wiedza na temat projektowania i architektury wnętrz. Często zdarzają się sytuacje, kiedy trzeba wymyślić alternatywne rozwiązanie wymagające pewnych zmian projektowych, ze względu na nieuniknione kolizje między branżami – wtedy najbardziej przydaje się umiejętność posługiwania się językiem projektanta. Z kolei wiedza na temat specyfikacji materiałów i ich cen przydaje się w przypadku proponowania alternatyw przy braku dostępności, długim czasie realizacji lub konieczności optymalizacji kosztów.
Kontakt z najemcą
I na koniec najważniejsze – Fitout Project Manager jest na pierwszej linii kontaktów z końcowym najemcą powierzchni, dlatego niezwykle ważne w jego pracy jest słuchanie potrzeb i wykazywanie postawy proaktywnej. Tego aspektu nie ma w ogóle w przypadku pracy Project Managera na budowie obiektu od podstaw. Na etapie wykończenia powierzchni, gdy nowe miejsce działalności najemcy nabiera coraz bardziej realnych kształtów, w organizacji najemcy wzrasta ilość osób zaangażowanych w projekt, pojawiają się nowe pomysły i zmiany na ostatnią chwilę, na które Project Manager musi szybko reagować. Pozornie małe zmiany z punktu widzenia najemcy mogą wywołać lawinę konsekwencji, a także mieć wpływ na koszty. W takich sytuacjach przydają się umiejętności miękkie z zakresu negocjacji czy dyplomacji.
Reasumując praca Fitout Project Managera zasadniczo różni się od pracy Project Managera na budowie obiektu od podstaw i wymaga zupełnie innych kompetencji i wiedzy technicznej. Wyzwania związane z wykończeniem dużej powierzchni biurowej czy handlowej w najwyższej jakości, najkorzystniejszym budżecie i najchętniej przed terminem plus oczekiwania przyszłych najemców to trudna do sprostania kombinacja. Trudna, ale nie niemożliwa. Jak mawiają doświadczeni Project Managerowie „Rzeczy niemożliwe załatwiamy od ręki, a na cuda trzeba chwilę poczekać”.